7 weetjes over de ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’

Rijd je een bestelbus, van de baas of uit je eigen onderneming? En wordt deze uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan kan je ervoor kiezen om een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in te dienen bij de belastingdienst.

Dan hoeft er bij aangifte inkomstenbelasting of op de loonstrook geen rekening te worden gehouden met het voordeel van het privégebruik van de bedrijfswagen. Daarbij hoeft er ook geen rittenregistratie bij te worden gehouden. Daarom is dit ook veelal de keuze voor veel mensen met een zakelijke bestelauto.

Ik ga mijn bedrijfswagen vervangen, moet ik een nieuwe verklaring aanvragen?

Zeker, dit kun je het beste direct doen nadat je de bestelauto op kenteken gezet hebt.
Doe je dit niet? Dan heb je kans dat het een duur grapje wordt, de rechter heeft hierin geen mededogen.

Wat zijn de voordelen van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto?
Het gebruik van de verklaring van uitsluitend zakelijk gebruik van je bestelauto heeft 3 voordelen.

1. Bij winstberekening hoeft er geen rekening te worden gehouden met de correctie voor het privégebruik van de bestelauto.
2. Je hoeft geen rittenregistratie bij te houden.
3. Er hoeft geen bijtelling worden betaald door de berijder van de bestelbus.

Wat zijn de voorwaarden bij de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto?

Wanneer je de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in gaat dienen heb je je wel te houden aan wat voorwaarden.

1. De bestelbus mag niet privé gebruikt worden, niet één kilometer
   Ook niet op weg naar huis voor een boodschap of je dochter ophalen bij de kinderopvang.
2. Wil je toch privé rijden, heb je een nieuwe auto of is er een andere relevante verandering?
   Dan ben je verplicht dit door te geven aan de belastingdienst.

Wanneer de bestelwagen wordt geregistreerd op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie kan de belastingdienst je vragen het zakelijke karakter van die rit aan te tonen. Het is dus belangrijk bewijsstukken hiervan te bewaren. De belastingdienst houdt hier actief met onder andere camera’s toezicht op. 

De gevolgen van het toch privégebruik van de bestelauto, een aanslag en boete.

Wanneer je betrapt wordt of het zakelijk gebruik niet kan aantonen, gaat de belastingdienst er automatisch vanuit dat je meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto hebt gereden.

Aanslag en boete

De belastingdienst zal dan een aanslag vorderen van ‘het voordeel van het privégebruik’. Ook kan zowel de bestuurder als het bedrijf een boete krijgen omdat er niet voldaan is aan de meldingsplicht. De boete kan op dit moment niet meer bedragen dan € 5.278,00 euro.

Meldingsplicht van de werkgever en werknemer

Als de werkgever weet of vermoedt dat zijn werknemer toch privé heeft gereden, moet hij aan de Belastingdienst melden dat de werknemer de verklaring (per abuis) ten onrechte niet heeft ingetrokken. Wordt dit niet gemeld door de werkgever of werknemer, dan wordt naast de boete op de naheffingsaanslag, een stevige boete opgelegd. Die boete wordt berekend over de belasting over de bijtelling op kalenderjaarbasis. Het is daarbij niet van belang of deze belasting daadwerkelijk wordt geheven of al geheven is.

Wijs je werknemer erop dat deze geen kilometer privé mag rijden. En daarbij dat het zakelijk karakter van elke rit moet kunnen worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van de (project) administratie van de werkgever.

Tip voor werkgevers

Controle door de belastingdienst moet op redelijk termijn gedaan worden.
Het Gerechtshof Amsterdam vindt dat controle wel “in de actualiteit” moet gebeuren. De belastingdienst stelde pas bijna 3 jaar vragen over een bepaalde rit van een medewerker. De “redelijke termijn” voor het bevragen over een geconstateerde rit is dan verstreken vond het hof. (bron: Auto en Fiscus)

Verklaring indienen, uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto.

De ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ kan je eenvoudig digitaal indienen. Je vindt de verklaring op het beveiligde gedeelte van de belastingdienst.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto intrekken

De verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ is voor onbepaalde tijd geldig. Je kan de verklaring zelf of een later moment weer digitaal intrekken. Let goed op bij de vervanging van de bestelbus; bij een nieuwe of andere auto hoort ook een nieuwe verklaring.

Wil je meer advies over de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto?

De accountant van je bedrijf of werkgever zijn vaak gespecialiseerd in dit soort regels van de belastingdienst en kan je hier ongetwijfeld meer over vertellen.

Wil je toch maximaal 500 kilometer per jaar privé rijden rijden met je bedrijfsauto? Doe dan de rittenregistratie.

Als je geen verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto wilt indienen, maar toch de bijtelling wilt voorkomen voor het privégebruik van een auto van de zaak kan je kiezen voor de rittenregistratie. Hierbij mag er op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé worden gereden. Het bewijs dat je daarvoor levert, is niet aan regels gebonden. Het beste kan dit door middel van een sluitende rittenadministratie.

In de basis van een rittenadministratie moet je per rit de volgende gegevens bijhouden:

• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Plaats van vertrek
• Plaats van de bestemming
• Vermelding van de aard van de rit; zakelijk of privé
• De gereden route
  Bij versperringen of files kan je bij ‘gereden route’ aangeven dat er wordt afgeweken van de gebruikelijke route..

Naam
Merk en type auto
Kenteken
Periode van terbeschikkingstelling	van			tot
Dag	Plaats van vertrek	Plaats van aankomst	Begin km-stand	Eind km-stand	Zakelijk/privé rit	Gereden route

Naast deze rittenadministratie kan de belastingdienst bij een controle aanvullende informatie opvragen. Denk hierbij aan een agenda, benzinebonnetjes, eventuele bekeuringen, etc. Voor een sluitende kilometeradministratie kan je ook kiezen voor een blackbox.